Zodra een aanbesteding is gegund is de afdeling Implementatie de stille kracht achter een succesvolle start bij onze klanten. Zij zorgen dat alles, van planning tot plaatsing, op rolletjes loopt. Achter de schermen coördineren ze met elke afdeling binnen Van Zelst en houden ze strak de regie, zodat de klant een zorgeloos totaalplaatje ervaart. In dit interview vertellen Ayla en Joëlle van het Implementatie team over hun veelzijdige werk, bijzondere projecten en de kracht van samenwerken.
De basis van het implementatieteam werd in 2023 gelegd. Joëlle begon als interne projectleider en groeide al snel door naar het begeleiden van grotere trajecten. Met de komst van Ayla als implementatiemanager werd het team een jaar later compleet. Samen vormen zij een hecht en energiek duo dat nieuwe klanten vanaf het eerste moment ontzorgt. Hun aanpak is helder, gestructureerd en persoonlijk zodat ieder project soepel verloopt. Klanten ervaren direct dat ze met een professionele en warme club werken die alles goed voor elkaar heeft.
Van begin tot eind betrokken
Wanneer het aankomt op grote, gecompliceerde aanbestedingen en projecten staan Ayla en Joëlle klaar om te zorgen Dat de implementatie voor de klant vlekkeloos verloopt. Niet alleen dat, ook bezoeken ze onze klanten en bespreken ze wat er moet gebeuren. Dit leggen ze vervolgens vast in een overzichtelijke planning, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.
Wanneer er automaten besteld moeten worden schakelen Ayla en Joëlle met de afdeling Inkoop. Alles wat er moet gebeuren op technisch vlak stemmen ze af met de Technische Dienst. Tot slot zorgen ze er samen met de afdeling Logistiek voor dat alles geleverd wordt en dat de monteurs het gaan plaatsen. Ayla en Joëlle zorgen ervoor dat de klant een compleet koffieconcept heeft staan. Het allerbelangrijkst bij de uitvoering van een implementatie blijft communiceren. Ayla en Joëlle doen er alles aan om ervoor te zorgen dat alle koppen bij elkaar worden gehouden, zodat iedereen weet wat er speelt. Zowel intern als extern houden ze iedereen aangehaakt.
“Wij hebben met alle afdelingen te maken en we zorgen dat elke afdeling doet wat ze moeten doen”. Is een project afgerond? Dan vindt er een evaluatie plaats met de klant. Hier wordt het stokje aan de accountmanager overgedragen, welke al vanaf de eerste dag in nauw contact met de klant en het team staat. Vanaf het moment van gunning tot aan de overdracht is de afdeling implementatie betrokken bij het proces. Hun aanpak zorgt dat de klant vanaf dag één ervaart dat beloften worden waargemaakt.
Meer dan automaten bestellen
“Aan de buitenkant lijkt implementatie misschien op ‘even automaten, koffiebonen en theedoosjes bestellen’ en ze ergens neerzetten.” Maar niets is minder waar, want bij diverse implementaties speelt bijvoorbeeld interieur bouwen ook een grote rol. “Wij moeten zorgen dat die ontwerpen goed zijn. Daar zitten heel veel verschillende facetten aan”. Daar komt ook nog bij dat Ayla en Joëlle veel contact hebben met de klanten en andere leveranciers. Samen zorgen zij ervoor dat alles op tijd besteld is en iedereen up-to-date blijft.
Van trial en error naar een nauwkeurig proces
Door de jaren heen is de implementatieafdeling met Van Zelst meegegroeid tot de afdeling die het nu is. Dankzij een aanpak waarbij zij continu leren van wat wel en niet werkt, hebben Ayla en Joëlle de werkprocessen steeds verder kunnen verfijnen. Met elke schakel binnen de organisatie heb je natuurlijk met heel veel facetten te maken en tussentijdse projecten zorgen voor een extra uitdaging. Ayla en Joëlle halen hun energie uit de tevredenheid van zowel de klant als de interne organisatie na de succesvolle oplevering van projecten.
Samen de schouders eronder
Wanneer onverwachte situaties ervoor zorgen dat we de planning dreigen niet te halen, zetten we de schouders eronder. Zo hebben we allerlei dingen meegemaakt, van het plakken van canisterstickers op de automaten, tot telemetrie en in de onderkasten liggen om kabels aan te sluiten. Daarnaast maakt het stickeren van de automaten en het vullen van de canisters het werk heel afwisselend. “Op die manier kun je ook even ander werk doen dan alleen achter je computer zitten. Bovendien is iedere collega bereid om bij te springen waar nodig.” Juist op die momenten zie je de kracht van Van Zelst. Iedereen zet samen de schouders eronder en dat maakt het werk niet alleen succesvol, maar ook iets om trots op te zijn.
Mooie projecten die blijven hangen
Voor Joëlle is de ‘Big Bang van Rotterdam’ zeker een hoogtepunt. “Toen vond de implementatie van het project Gemeente Rotterdam plaats. Ruim 100 automaten hebben we op zaterdag gedaan. Er waren toen denk ik een man of dertig in Rotterdam aanwezig. Na afloop stuurde iedereen ‘proost’ in de WhatsApp-groep terwijl ze met een biertje in de hand thuis in de zon zaten. Dat was een leuk moment.” Ayla kan niet wachten om ook zo’n mooi moment mee te maken. Haar hoogtepunt tot nu toe is de landelijke uitrol van alle KPN-winkels, dat haar het gevoel gaf dat ze écht het verschil kan maken.
Sterke combinatie van ervaring en aanpak
Ayla heeft een brede expertise in diverse bedrijfsdynamieken, wat cruciaal is voor de grote projecten waar Joëlle al veel ervaring in heeft opgebouwd. Waar Ayla uitblinkt in het schakelen tussen de verschillende afdelingen, ligt Joëlle's kracht in het gestructureerd en planmatig opzetten en uitvoeren van projecten. En als het werk erop zit? Dan drinken ze allebei graag een kopje koffie, gewoon lekker zwart.